Co sprawia, że metoda 5 WHY jest tak bardzo skuteczna?

Choć sprawia wrażenie banalnej i „dziecinnie” prostej, w rzeczywistości metoda 5 WHY (lub inaczej „5 x dlaczego”) to potężne narzędzie, pozwalające szybko dotrzeć do sedna problemu. Kiedy najlepiej się sprawdzi i jak ją prawidłowo przeprowadzić?

Metoda 5 WHY — geneza i definicja

Chcąc rozwiązać problem w sposób permanentny, należy dotrzeć do samego źródła. Tylko w ten sposób możemy być pewni, że nie pojawi się ponownie. Jednak znalezienie pierwotnej przyczyny wcale nie jest takie proste. Pomóc mogą w tym różne narzędzia, jak właśnie metoda 5 WHY. Istnieje wersja historii, według której twórca techniki 5 WHY Sakichi Toyoda został zainspirowany przez swoją 3-letnią córkę, zadającą nieustannie pytania. I na tym mniej więcej polega dokładnie metoda 5 WHY. Poprzez nieustanne zadawanie pytań „Dlaczego?” docieramy finalnie do samego sedna problemu. Co ważne, kluczowe jest, by prawidłowo formułować pytania — pomóc w tym może szkolenie z metod Effective Problem Solving.

Jak przeprowadzić analizę metodą 5 WHY?

By zadawać trafne pytania, na początek powinniśmy zebrać jak najwięcej danych. Tylko dogłębne poznanie problemu pozwoli nam na wyciągniecie prawidłowych wniosków. Następnym krokiem powinno być zebranie zespołu, złożonego z pracowników różnych działów. To pozwoli na uzyskanie jak najszerszej perspektywy. Gdy zapoznamy już zespół z występującym problemem, czas rozpocząć zadawać pytania.

Kluczowe jest, by zarówno pytania, jak i odpowiedzi na nie opierały się na faktach i danych, nie na subiektywnym wrażeniu lub opinii. Pytania zadajemy aż do skutku — dopiero gdy zabraknie odpowiedzi, prawdopodobnie dotarliśmy do sedna problemu. Przykładowy ciąg pytań to np.

• Dlaczego zamówienia do klientów wyszły opóźnione? Ponieważ pracownicy magazynu nie zdążyli ich spakować.
• Dlaczego pracownicy magazynu nie zdążyli spakować zamówień? Ponieważ dostawa towaru przyszła zbyt późno.
• Dlaczego dostawa towaru przyszła zbyt późno? Itd.

Na co powinniśmy uważać?

Przede wszystkim należy umiejętnie zadawać pytania. Jeśli błędnie zadajemy pytania, możemy nie dotrzeć do sedna problemu lub co gorsza, dojść do fałszywych wniosków. Poza tym należy pamiętać, że stworzono ją, by identyfikować pojedyncze błędy. Jeśli problem występuje na szerszą skalę, bez jednej odosobnionej przyczyny, może być trudno dotrzeć do właściwego rozwiązania. Może się także okazać, że różne osoby zadają różne pytania lub tych pytań jest zbyt wiele, by dojść do sedna problemu.