Flowchart – co to jest i kiedy go wykorzystujemy?

Nie od dzisiaj wiadomo, że zagadnienie przedstawione w formie graficznej potrafi być dużo bardziej przejrzyste i zrozumiałe. Dlatego wśród narzędzi przynależnych do metodologii Lean i nowoczesnych metod zarządzania często można napotkać rozwiązania wizualne. Jednym z nich jest flowchart, czyli po polsku diagram procesu. Jak wygląda diagram przepływu procesu i do czego się go stosuje?

Diagram procesu, czyli flowchart – co to jest?

Najprościej rzecz ujmując, flowchart przedstawia każdy etap procesu za pomocą schematu blokowego. Dzięki temu możliwe jest zobrazowanie przebiegu procesu jako algrytmu. Sama koncepcja mapy procesu zbudowanej z różnych typów schematów blokowych powstała już blisko sto lat temu w Ameryce, a jej autorami byli Frank i Lilian Gilbreth. Jednak popularność zdobyła dopiero w latach 40. ubiegłego wieku. Jej ogromnym zwolennikiem było Kaoru Ishikawa, również autor słynnego narzędzia jakościowego, jakim jest diagram Ishikawy.

Schemat blokowy – budowa

Sama struktura flowchart jest prosta. Do budowy mapy procesu używa się zaledwie kilku rodzajów schematu blokowego. Możemy wyróżnić 5 podstawowych typów schematów blokowych:

  • START/STOP (do zaznaczenia początku i końca procesu)
  • WYKONANIE (czyli realizacja zadania)
  • DOKUMENT (odwołanie do dokumentu, zawierające dane niezbędne do wykonania danego kroku procesu)
  • DECYZJA (na tym etapie proces może zostać rozdzielony na różne warianty)
  • DANE WEJŚCIOWE/WYJŚCIOWE (zawiera informacje, co jest potrzebne do rozpoczęcia procesu oraz dane o efekcie wykonania danego kroku)

Zastosowanie diagramu procesu w praktyce

Schemat blokowy procesu to ogromne ułatwienie w lepszym zrozumieniu przebiegu procedury. Poprzez wizualizację można prześledzić krok po kroku przepływ pracy i wykryć tzw. wąskie gardła w procesie, czyli obszary, które powinny zostać zoptymalizowane. Analiza procesu pozwala także na lepsze zarządzanie zmianą istniejącego procesu. Szczegółowy schemat blokowy umożliwia skoncentrować się na wprowadzanych modyfikacjach i ich skutkach.

Co jest potrzebne do stworzenia schematów blokowych?

By przystąpić do rysowania flowchartu nie potrzeba wiele. Sporządzanie mapy procesu powinno się rozpocząć od dokładnego zdefiniowania procesu produkcyjnego i wyszczególnienia schematu przebiegu procesu. Dopiero potem przystępujemy do zastępowania etapów danymi elementami schematu. Za ostateczną weryfikację sporządzonego flowchartu odpowiada cały zespół.