Praca jako sekretarka — zakres obowiązków, wymagania. Poznaj cechy dobrej asystentki!

O czym należy wiedzieć, ubiegając się o pracę jako sekretarka lub asystent? Przede wszystkim warto w pierwszej kolejności zapomnieć o stereotypach i uświadomić sobie, że nie jest to praca dla każdego. Praca w sekretariacie wiąże się z wieloma obowiązkami i koniecznością pracy pod presją czasu. Odporność na stres i dobra organizacja to klucz do sukcesu!

Co robi sekretarka?

Rolą asystentki jest w pierwszej kolejności przyjmowanie interesantów i prowadzenie kalendarza szefa. Często pierwszy kontakt potencjalnego klienta odbywa się właśnie poprzez sekretariat, dlatego sekretarka jest osobą reprezentującą daną firmę. Do niej należy przede wszystkim odbieranie telefonów oraz podejmowanie decyzji, które sprawy mają priorytet i należy je przekazać dalej. Sekretarka organizuje także ważniejsze wydarzenia w firmie, takie jak spotkania biznesowe, posiedzenia zarządu oraz imprezy firmowe. Na tym jej zadanie się nie kończy — przeważnie uczestniczy w tych spotkaniach, zajmuje się ich obsługą oraz sporządza sprawozdania i notatki.

Do kolejnych ważnych obowiązków asystentki należy kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie. Czuwa nad jej właściwym przekazywaniem, przechowywaniem, a także ostatecznie archiwizacją. W imieniu szefa prowadzi korespondencję służbową, a w razie potrzeby załatwia sprawy urzędowe. Na jej głowie znajduje się także zaopatrywanie biura w artykuły biurowe i spożywcze, a także negocjowanie umów z dostawcami.

Czy konieczne jest ukończenie szkolenia, by pracować w sekretariacie?

Choć często w wymaganiach na stanowisko sekretarki jako wymóg podane jest jedynie wykształcenie wyższe lub średnie, to warto zastanowić się nad ukończeniem kursu na sekretarkę/asystenta. Oprócz praktycznych umiejętności jak ćwiczenia z asertywności i znajomość biznesowego savoir-vivre przydadzą się z pewnością techniki z zakresu organizacji i efektywnego planowania czasu.

Praca w sekretariacie jest przede wszystkim przeznaczona dla osób odpornych na stres i potrafiących kontrolować wiele zadań jednocześnie. Nie można się także obyć bez biegłej obsługi komputera i urządzeń biurowych. W obecnych czasach absolutnie niezbędne jest również płynne posługiwanie się językiem angielskim w mowie i w piśmie. Większość firm działa na rynkach międzynarodowych i często zdarzają się zagraniczni partnerzy biznesowi, z którymi trzeba się porozumieć.