Toyota Kata – co to jest? Jak ją stosować?

Sama znajomość metodologii Lean nie wystarczy, by w naszej firmie dokonały się zmiany. Kluczowe jest jej odpowiednie wdrożenie i przekonanie swoich pracowników do zmiany podejścia. Jak przeprowadzić swój zespół przez ten proces i wspólnie osiągnąć sukces? Pomóc w tym może metoda Toyota Kata, o której opowiemy w dzisiejszym artykule.

Na czym polega Toyota Kata?

Za koncepcję Kata odpowiada Mike Rother, twórca książki o tym właśnie tytule. Swoje dzieło poświęcił na rozważania, dlaczego tak wiele firm nie wykorzystuje w pełni potencjału filozofii Lean i nie osiąga tak oszałamiających wyników jak Toyota. Prześledziwszy typowy przebieg wdrażania „szczupłego zarządzania”, doszedł do wniosku, że po początkowej fali entuzjazmu wiele przedsiębiorstw wraca do starych nawyków. Zmiany, które zachodzą, są powierzchowne i nie wpływają na sposób myślenia pracowników. Samo słowo „Kata” nawiązuje do japońskiego słowa, oznaczającego sekwencję ruchów w sztukach walki. Toyota Kata prezentuje sposób, jak przekonać pracowników do wyjścia ze strefy komfortu i otwarcie się na zmiany w funkcjonowaniu firmy. Wyróżniamy Katę Doskonalenia oraz Katę Coachingu.

Jak wykorzystać w pełni potencjał swoich pracowników?

Podstawowym założeniem filozofii Toyoty jest ciągłe doskonalenie. Tymczasem wiele firm, nie rozumiejąc w pełni tej koncepcji, zapoznaje swoich pracowników z teorią, uczy ich narzędzi i pozostawia samym sobie, oczekując na efekty. W odróżnieniu od takiej strategii, Kata Coaching polega na wykonywaniu wyznaczonych zadań pod okiem instruktora, który zapewnia wsparcie. Jako osoba z boku jest w stanie na bieżąco modyfikować i nadawać prawidłowy kierunek działań. Z kolei Kata Doskonalenia (The Improvement Kata) pozwala doskonalić technikę oraz próbować sił w nowych wyzwaniach. Zakłada też wyciąganie wniosków z popełnionych błędów i unikanie ich w przyszłości. Tylko w ten sposób możemy w pełni wykorzystać drzemiące w danej osobie możliwości.

5 pytań Toyota Kata

Podczas współpracy z pracownikiem przy doskonaleniu procesów instruktor bazuje na 5 pytaniach, które mają za zadanie czynnie zaangażować go w ten proces. Ich zadaniem jest przede wszystkim zdefiniować:

• cel zmiany (do czego dążymy?)
• stan obecny (jaka jest aktualna sytuacja?)
• przeszkody w osiągnięciu celu (co powstrzymuje pracownika?)
• następny krok (jakie będzie pierwsze zadanie do wykonania i czy pracownik jest w stanie je zrobić?)
• wyniki (kiedy będziemy mogli je omówić?)

Dzięki analizie przeprowadzonej na bazie powyższych pytań pracownikowi łatwiej przyswoić sobie pożądany tok rozumowania i zrozumieć cel jego działań.