Efektywna organizacja pracy — jak skutecznie pokonać prokrastynację?

Prawidłowe zarządzanie czasem pracy to temat, który zajmuje praktycznie wszystkich — od szefów wielkich przedsiębiorstw po freelancerów prowadzących własną działalność. Tymczasem organizacja pracy w ten sposób, by w krótszym czasie wykonać jak najwięcej obowiązków, może się okazać prawdziwym wyzwaniem.

Czemu tak wiele osób ma problemy z zarządzaniem czasem i priorytetami w pracy?

Prokrastynacja to dla wielu zmora współczesnego życia. Problem staje się na tyle poważny, że dla wielu konieczne jest szkolenie z zarządzania czasem, gdzie pod okiem specjalistów uczą się, jak efektywnie wykorzystać czas pracy i skrócić czas niezbędny do ukończenia zadania. Wynika to w dużej mierze z obecnego trybu życia i licznych „przeszkadzaczy” w postaci mediów społecznościowych. Również same warunki panujące na stanowisku pracy, jak bałagan, hałas i wiele innych czynników, mogą odrywać nas od wykonywanej pracy. Mało kto wie, ile czasu potrzeba, by ponownie skupić się nad zadaniem, jeśli ktoś nas rozproszył w trakcie. Wszystko to przyczynia się do spadku efektywności i wydłużania czasu pracy. 

Od czego rozpocząć efektywne zarządzanie czasem?

Pierwszym krokiem, który powinniśmy podjąć, by zapanować nad naszą wydajnością, jest dokładna analiza, w jaki sposób dokładnie spędzamy swój czas. Drobiazgowa obserwacja pokaże nam, ile czasu poświęcamy faktycznie na produktywną pracę, a ile godzin tracimy bezpowrotnie. Często są to działania, które mogłyby być zautomatyzowane lub nie są skuteczne. Pomóc tutaj mogą specjalne aplikacje do rejestracji czasu pracy. Wtedy czarno na białym zobaczymy, ile godzin pracy stanowią faktycznie wartościowe działania.

Ustanowienie właściwych priorytetów i harmonogramu dnia

Przy natłoku obowiązków, których nie jesteśmy w stanie wykonywać jednocześnie, kluczowy jest prawidłowy wybór priorytetów. Uszeregowanie czekających nas zadań od najważniejszych do tych najmniej istotnych pozwoli na wyodrębnienie tych, które należy wykonać w pierwszej kolejności od tych, które są całkowicie zbędne. Właściwe zarządzanie czasem pozwoli nie tylko pracować wydajniej, ale w efekcie skrócić całkowicie czas pracy i robić więcej, pracując mniej.